Durch einen strukturierten Vorplanungsprozess lassen sich bereits viele genehmigungsrechtliche Problemlagen umgehen. Anlagengrößen, Standortfrage, zuständige Behörde, mögliche Varianten im technischen Verfahren und vieles mehr haben Einfluss auf den Genehmigungserfolg.

Es empfiehlt sich, bereits frühzeitig nach Abschluss der Vorplanungsaktivitäten Kontakt mit der zuständigen Behörde aufzunehmen, um kostspielige Umplanungen oder gar Festlegung neuer Anlagenstandorte zu vermeiden. Behördengespräche sind mit fundierter Sachkenntnis zu führen, um den Anforderungskatalog bereits frühzeitig auf das notwendige Maß begrenzen zu können.

Abgestimmt auf die Ergebnisse der ersten Behördenabstimmung gilt es den Antrag vorzuplanen. Anlagenkonzept, Anlagengrößen, verwendete technische Verfahren, Durchsatzleistungen, geplanter Standort, erforderliche bauliche Veränderungen, geplante Emissionsminderungsmaßnahmen, geplante Schutzmaßnahmen und geplanter Projektbeginn müssen im Vorfeld ausreichend vorbestimmt werden.

Im Rahmen der Antragskonferenz werden mit den Behördenvertretern die geplante Maßnahme und die umweltrechtlichen, sicherheitstechnischen und organisatorischen Anforderungen besprochen. Es werden ferner die Mindestbestandteile des Genehmigungsverfahrens und zugehörigen Antrages festgelegt. Unachtsamkeit und fehlende Erfahrung auf der Betreiberseite wirken sich dabei oft nachteilig aus.

Genehmigungserfolg und die Dauer des Genehmigungsverfahrens ( §4, §8, §8a, §10, §15, §16, oder §19 BImSchG ) werden wesentlich von der Qualität der eingereichten Antragsunterlagen und Unterlagen zur ggf. erforderlichen Umweltverträglichkeitsprüfung (UVP) bestimmt. Entsprechen diese nicht den behördlichen Vorgaben oder lassen sie aufgrund formaler oder inhaltlicher Mängel eine abschließende Beurteilung nicht zu, können sich daraus langwierige Verfahrens-Verzögerungen ergeben.

Liegt ein Genehmigungsbescheid oder ein entsprechender Entwurf vor, gilt es diesen, und dabei insbesondere die Nebenbestimmungen und Auflagen, mit größter Sorgfalt zu prüfen. Nicht selten werden hier zusätzliche Anforderungen formuliert, deren technische und organisatorische Umsetzung den wirtschaftlichen Anlagenbetrieb gefährden. Fachlich begründete und fristgerecht eingereichte Einsprüche können hier die erforderlichen Änderungen bewirken.

Aus dem Genehmigungsbescheid erwachsen für den Anlagenbetreiber eine Reihe von wiederkehrenden Pflichten. Je nach Anlage können dies sein: Emissionsmessungen nach §28 BImSchG, Emissionserklärungen nach §27 BImSchG und 11. BImSchV, PRTR-Berichte nach SchadRegProtAG , Auskunftspflichten im Rahmen von Umweltinspektionen (Industrieemissionsrichtlinie – IED-Richtlinie), etc.

Für eine beständige Sicherung der Genehmigungsdokumente und des behördlichen Schriftverkehrs sollte eine Dokumentenmanagement gewählt werden, welches sowohl die Original-Dokumente dauerhaft schützt als auch für die handelnden Personen identische Duplikate-Sätze für die Betriebsführung und -überwachung zur Verfügung stellt (ggf. auch digitalisierte Genehmigungsordner).